Sekretariat der Ärztlichen Direktion

Das Kepler Universitätsklinikum ist mit rund 7.000 Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern Österreichs zweitgrößtes Krankenhaus. Durch ein exzellentes Zusammenspiel von medizinischer Spitzenversorgung, kompetenter Pflege sowie zukunftsorientierter Forschung und Lehre entwickeln wir eine wegweisende medizinische Infrastruktur in Oberösterreich.

JobID: 7086

Vollzeit, Dauerverwendung

Aufgabenprofil:

• Unterstützung der Ärztlichen Direktion in allen administrativen und organisatorischen Agenden sowie Sicherstellung eines reibungslosen Geschäftsbetriebes
• enge Zusammenarbeit und Koordination mit dem Sekretariat der Kaufmännischen Direktion und der Pflegedirektion sowie gegenseitige Vertretungstätigkeit
• Verantwortung für den Empfangsbereich, Begrüßung und Bewirtung der Kundinnen und Kunden
• AnsprechpartnerIn für interne und externe Personen, insbesondere die Bearbeitung telefonischer Anfragen sowie deren Priorisierung
• Durchführung einer effizienten und verlässlichen Terminkoordination (Outlook) sowie Vorbereitung von Terminunterlagen
• selbstständige Abwicklung der anfallenden Korrespondenz (Post, E-Mail, Protokollen, Erstellung v. Schriftstücken) sowie deren Ablage
• Vorbereitung von Präsentationen und Besprechungsunterlagen (Power Point, Excel, etc.)
• Organisation von Sitzungen, Klausuren und sonstigen Veranstaltungen
• Zeiterfassungsmanagement für den Bereich der unmittelbaren MitarbeiterInnen der Kollegialen Führung

Voraussetzungen:

• abgeschlossene Ausbildung Bürokauffrau/mann oder abgeschlossene Handelsschule oder 3-jährige wirtschaftliche Fachschule oder vergleichbare Ausbildung
• mindestens 3-jährige Erfahrung im kaufmännischen Bereich
• Reifeprüfung erwünscht
• versierter Umgang mit MS Office und zeitgemäßer Besprechungstechnik
• Organisationsgeschick und Kommunikationsstärke
• proaktive, selbstständige Arbeitsweise
• schnelle Auffassungsgabe, Flexibilität, Innovationsbereitschaft sowie Teamorientierung
• hohe Diskretion
• mehrjährige Erfahrung im Sekretariatsbereich bzw. Erfahrung als Assistenz von Führungskräften sowie im Projektmanagement erwünscht
• Formulierungssicherheit in Englisch von Vorteil

Ihre Vorteile:

• KFL-Versicherung: Krankenkasse mit attraktiven Leistungsangeboten
• Kinderbetreuung: betriebseigener Kindergarten am NMC nach Verfügbarkeit
• Mobilität: absperrbare Fahrradabstellplätze, E-Bike-Verleih, Parkplätze nach Verfügbarkeit
• Mitarbeiterrestaurant: günstige Verpflegung, Vitalküche
• Fortbildungsprogramm: firmeneigene Kurse und Gesundheitsförderung
• Teilzeitmodelle: positionsabhängig diverse Teilzeitmodelle (Work-Life-Balance)
• Telearbeit: Möglichkeit zur Telearbeit (positionsabhängig)
• Ermäßigungen: Firmenkooperationen (Gutscheine, vergünstigte Konditionen)
• Nachhaltigkeit: PV-Anlagen und energiesparende Technik bei Neu- und Umbauten

Einstufung: Wir bieten für diese Position ein Bruttomonatsgehalt von mindestens EUR 2.980,30 (Grundlage LD 16/01, Karriereplanung möglich) auf Vollzeitbasis, abhängig der anrechenbaren Vordienstzeiten, zuzüglich etwaiger Zulagen.

Besetzungstermin: nach Vereinbarung

Bitte bewerben Sie sich bis 26.05.2024 online und fügen Sie Ihre aussagekräftigen Bewerbungsunterlagen der online-Bewerbung bei. Laden Sie bitte dazu Ihren Lebenslauf, Ihre Ausbildungsnachweise und Zeugnisse sowie alle relevanten Dokumente hoch.

Rückfragen und nähere Auskünfte:

Priv.-Doz. Dr. Karl-Heinz Stadlbauer, Ärztlicher Direktor am Kepler Universitätsklinikum, T: +43 (0)5 7680 82 1360

Christian Brandstätter, Stv. Leitung Abteilung Personalrekrutierung, T: +43 (0)5 7680 83 6565